O que significa conformidade?

Num sentido geral, refere-se à adesão a um conjunto de regras ou regulamentos. Trata-se de garantir que as ações ou processos da sua organização estão em conformidade com normas específicas estabelecidas por uma entidade externa. Podem ser…

• -agências governamentais: 

muitas estabelecem regulamentos para vários setores de atividade. Estes regulamentos têm como objetivo proteger a saúde pública, a segurança, o ambiente, os direitos dos consumidores, entre outros. Alguns exemplos são os regulamentos de segurança alimentar, regulamentos ambientais, regulamentos de privacidade de dados;

• -normas industriais: 

alguns setores podem ter as suas próprias normas estabelecidas, que se espera que as empresas desse setor sigam. Estas normas podem ser criadas por associações ou consórcios e abordam frequentemente a qualidade, a segurança ou as boas práticas específicas desse sector;

• -associações profissionais: 

podem ter códigos de ética ou normas de conduta que os seus membros devem respeitar para manterem a sua filiação ou certificações.  Por exemplo, os médicos respeitam um código de ética médica definido pela sua ordem.

Eis alguns aspetos fundamentais da conformidade (que podem ser comuns a todos os domínios):

• -compreender os requisitos

o primeiro passo para alcançar a conformidade é compreender completamente as regras ou os regulamentos específicos que se aplicam. Pode implicar a leitura da legislação relevante, das normas do setor ou das diretrizes da associação. 

• -desenvolver um programa de conformidade

as organizações estabelecem frequentemente um programa de conformidade formal, com políticas, procedimentos e formação para garantir que cumprem consistentemente os requisitos. Este programa pode englobar a atribuição de funções e responsabilidades para a supervisão da conformidade e a realização de auditorias regulares para identificar e resolver quaisquer lacunas. 

• -monitorização e melhoria contínuas

a conformidade não é uma conquista única; é um processo contínuo. Os regulamentos e as normas podem evoluir ao longo do tempo, pelo que as organizações têm de monitorizar continuamente os seus esforços de conformidade e adaptar os seus programas conforme necessário.

Há várias vantagens em conseguir a conformidade:

• -redução do risco: o cumprimento de regulamentos e normas pode ajudar as organizações a evitar sanções legais, multas ou revogação de licenças. Também minimiza o risco de acidentes, lesões ou danos ambientais;
• -melhoria da reputação: a demonstração de um compromisso de conformidade pode criar confiança junto dos clientes, parceiros e stakeholders, podendo levar a uma reputação mais forte da marca e a uma vantagem competitiva;
• -eficiência melhorada: os programas de conformidade implicam frequentemente a otimização de processos e a implementação de boas práticas. Tal pode levar a um aumento da eficiência operacional e à redução de custos.

Visando as TIC e a gestão de dados, os regulamentos de conformidade variam consoante o setor, a localização e o tipo de dados que uma organização trata. Alguns exemplos:

Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD): regulamento da legislação da União Europeia (EU) relativo à proteção de dados e à privacidade na UE e no Espaço Económico Europeu (EEE).

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA): lei federal dos Estados Unidos que protege as informações de saúde sensíveis dos doentes.

Norma de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS): norma de segurança da informação para organizações que lidam com informações de titulares de cartões.